Рассказываем, как настроить временную замену исполнителя на период его отсутствия, например, во время отпусков или командировок. Заместитель получит все права и обязанности оригинального пользователя, включая правила обработки заявок, на выбранный временной промежуток.
🎥 Предпочитаете видео? Посмотрите видео-версию статьи.
Настроить замену можно двумя способами:
- Администратор настраивает замену для любого сотрудника компании.
- Сотрудник настраивает замену для себя сам — если в его учётной записи включено право «Назначение себе замены».
Ниже разберём оба способа.
Способ 1. Замену настраивает администратор
Шаг 1. Перейдите в раздел Управление → Замены. Вы увидите список всех настроенных замен. Нажмите на кнопку Добавить в правом верхнем углу.
Шаг 2. В поле Заменяемый выберите сотрудника, которого нужно заменить. В поле Заменяющий выберите сотрудника, который будет заменять. Укажите период действия замены. При необходимости добавьте комментарий.
Шаг 3. Нажмите на кнопку «Добавить». Изменения вступят в силу в соответствии с настроенными периодами.
Способ 2. Сотрудник настраивает замену для себя
Если в вашей учётной записи включено право «Назначение себе замены», в меню появляется отдельный раздел Замены. Настройка проходит так же, как и у администратора, только поле Заменяемый уже заполнено вами — нужно выбрать лишь Заменяющего, указать период и при необходимости комментарий, а затем нажать «Добавить».
Эта возможность работает только в веб-интерфейсе. Если раздела Замены у вас нет, обратитесь к администратору — он выдаст вам это право или настроит замену за вас.
Как только замена становится активной, новые заявки, адресованные отсутствующему сотруднику, и его текущие незакрытые заявки автоматически переходят к замещающему. Когда период замены заканчивается, маршрутизация заявок и ответственные возвращаются к исходному сотруднику автоматически. Нет потребности удалять замены — они перестают действовать сами, как только период замещения закончился.
💡 Обратите внимание Уведомление о назначении замены сотрудникам не приходит. Если важно, чтобы замещающий знал о новых обязанностях заранее, предупредите его самостоятельно.
